سیستم اتوماسیون اداری و کاربردهای آن

تمام مدیران علاقمندند بتوانند سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمان خود بالا ببرند. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود. در این بین سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند نقش بسزایی در کاهش این زمان داشته باشد.
تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌های خود کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. سیستم اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شود.
در طول چند دهه گذشته، اتوماسیون، تقریبا به همه صنایع راه پیدا کرده است، از دستگاه‌های خودپرداز گرفته تا خطوط مونتاژ و سیستم‌های بهداشت و درمان. اما طی سال‌های اخیر، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی، اتوماسیون را به قله‌های کاملا جدیدی رسانده‌اند. این ترکیب که از آن به عنوان “اتوماسیون هوشمند” یاد می‌شود، نحوه تعامل انسان و ماشین‌ها را تغییر می‌دهد و به کسب و کارها امکان می‌دهد تا ضمن افزایش کارایی و درآمدزایی خود، بهتر بتوانند در بازارهای چالشی امروز رقابت کنند.
استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها  از بهترین راه‌های افزایش بهره‌وری در سازمان است. اگر به دنبال ساده‌سازی فرآیندها و افزایش رشد کسب و کار خود هستید، لازم است بدانید که اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد. 

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها که با عنوان اتوماسیون کسب و کار نیز شناخته می‌شود، اصطلاحی است که به استفاده از فناوری، جهت انجام کارهای تکراری اشاره می‌کند، به طوری که وقت کارکنان را برای انجام کارهای با ارزش‌تر آزاد می‌کند. این فناوری‌ها شامل اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA)، اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و اتوماسیون با استفاده از هوش مصنوعی است.
به طور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت.
در گذشته، اتوماسیون نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت. اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون که مبتنی بر پردازش ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند. برخی از انواع اتوماسیون اداری عبارتند از:

اتوماسیون ساده:

اتوماسیون ساده، کارهای ساده و ابتدایی را خودکارسازی می‌کند. ابزارهای اتوماسیون ساده، بدون نیاز به کدنویسی یا با کدنویسی اندک، کارهای تکراری را دیجیتالی می‌کنند و از این طریق باعث حذف خطاهای انسانی و تسریع کار گروهی می‌شوند. اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) نمونه‌هایی از اتوماسیون ساده هستند.

اتوماسیون فرآیند:

اتوماسیون فرآیند یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار به یکنواخت‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندهای سازمانی می‌پردازد. اتوماسیون فرآیند که اغلب توسط نرم‌افزارهای اختصاصی صورت می‌پذیرد، می‌تواند بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش دهد و در عین حال بینش‌های تجاری ارزشمندی را در اختیار شما قرار دهند. فرآیندکاوی و خودکارسازی گردش کار، نمونه‌هایی از اتوماسیون فرآیند هستند.

اتوماسیون پیشرفته:

اتوماسیون پیشرفته، انسان‌‎ها و ماشین‌ها را ترکیب می‌کند تا چندین سیستم را در سازمان ادغام کند. اتوماسیون پیشرفته که امکان خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر را دارد، از داده‌های بدون ساختار همراه با یادگیری ماشینی، پردازش زبان طبیعی و تجزیه و تحلیل آنها استفاده می‌کند. این نوع اتوماسیون، باعث ارتقای مدیریت دانش و بهبود در سامانه‌های پشتیبانی تصمیم در کسب و کارهای تخصصی می‌شود.

اتوماسیون هوشمند:

اتوماسیون هوشمند که مبتنی بر هوش مصنوعی است، به این معنی است که ماشین‌ها می‌توانند “یاد بگیرند” و بر اساس موقعیت‌هایی که در گذشته با آنها مواجه شده و تجزیه و تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند. به عنوان مثال، در بخش خدمات مشتریان، دستیاران مجازی مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند و در عین حال تعاملات هوشمندانه‌تری را میان مشتریان و کارکنان انسانی امکان‌پذیر کنند. در نتیجه، تجربه خدمات بهتری برای مشتریان بوجود می‌آید.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی‌گیرند.

دبیرخانه

اصلی‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته‌ی اولیه و اساسی این سیستم‌ها است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه‌ی پیش‌نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود. این بخش وظیفه‌ی طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات و ساماندهی

برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایت‌مندی و تسریع در ارائه‌ی خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر نرم‌افزار اتوماسیون تحت وب هستند. در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم، آن‌ها را به‌روز کنید.
بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه‌ی خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:
صندوق پیام
سامانه ارسال پیام کوتاه
سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
گزارش‌ساز

علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

حال که دانستید اتوماسیون اداری یعنی چه و با تعریف اتوماسیون اداری آشنا شدید، این سوال مطرح می‌شود که علت اهمیت اتوماسیون چیست؟ ساده‌ترین پاسخ می‌تواند مزیت‌هایی مانند کاهش کارهای تکراری و آزادسازی انرژی سازمان باشد که در تعریف اتوماسیون با آنها آشنا شدید. اما علت اهمیت اتوماسیون، صرفا مزیت‌های آن نیست، بلکه نیازهای سازمان نیز عوامل مهمی است که استفاده از راهکارهای خودکارسازی را ایجاب می‎‌کنند.
مهم‌ترین این نوع نیازها، آن‌دسته از مشکلات سازمان هستند که برای رفع آنها به اتوماسیون نیاز دارید. برخی از این مشکلات عبارتند از: انجام نشدن به موقع کارها، نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها، عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز، عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات، قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول، سپری شدن مهلت انجام کارها، تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت در فرآیندها، عدم امکان تعیین شاخص‌های ارزیابی مناسب و بهره‌گیری از آنها، وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا و دشواری مدیریت یکپارچه آن‌ها، عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد.
صرف نظر از نیازهای فوق، اتوماسیون اداری راهی عالی برای ساده‌سازی عملیات و افزایش رشد کسب و کار هم در شرکت‌های کوچک و هم در شرکت‌های بزرگ است. ابزارهای اتوماسیون با هدف جایگزین کردن نیروی کار انسانی با نیروی کار ماشینی طراحی شده‌اند و به شما اجازه می‌دهند از منابع انسانی‌تان در جای دیگری از کسب و کار خود استفاده کنید.
برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزارهای معتبر اتوماسیون و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند. با این حال، برخی از راهکار‌های موجود شامل طیف کامل فناوری‌های مورد نیاز برای خودکارسازی صددرصدی تمامی فرآیندها و عملیات‌های سازمانی نیستند. این موضوع می‌تواند منجر به استفاده بیشتر از راهکارهای مقطعی، هزینه‌های بالاتر و به تعویق انداختن توسعه کسب و کار شما شود.

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

بعد از تعریف اتوماسیون اداری و ذکر اهمیت آن، باید به این سوال پرداخت که مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ استفاده از اتوماسیون در دنیایی که به سرعت در حال تغییر است، اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال، سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند به شما کمک کنند تا پیش‌بینی کنید که کدام یک از رفتارهای مشتریانتان پس از اتمام همه‌گیری کرونا ادامه خواهد یافت. همچنین به کمک اتوماسیون می‌توانید نحوه تجربیاتی که برای مشتریان خود ایجاد می‌کنید را کنترل و مدیریت کنید. اتوماسیون، به ویژه اتوماسیون ترکیب شده با هوش مصنوعی، می‌تواند به شما کمک کند این تجربیات را تصحیح و بهینه‌تر کنید که موجب فروش بیشتر، استفاده بهتر از منابع و رضایت بیشتر مشتریان خواهد شد.
یکی از بهترین روش‌ها برای انجام این کار، استفاده از یک پلتفرم اتوماسیون کسب و کار است که به شما اجازه بدهد موارد زیر را انجام دهید:

کشف فرآیندها:

نرم‌افزارهای اتوماسیون به شما کمک می‌کنند تا ناکارآمدی‌ها یا نقاط حساس در فرآیندهای عملیاتی خود را مشخص کنید و موفق به تعیین محلی شوید که خودکارسازی فرآیندها بیشترین تأثیر مثبت را خواهند گذاشت. کشف فرآیندها با استفاده از فرآیندکاوری و مدل‌سازی صورت می‌پذیرد.

استفاده از هوش مصنوعی:

نرم‌افزارهای اتوماسیون به شما کمک می‌کنند از داده‌هایی که از خودکارسازی عملیات‌های خود بدست می‌آورید، همراه با یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی استفاده کنید تا توصیه‌های مناسب را کسب کنید و بتوانید زمان نیروهای انسانی خود را آزاد کرده و از آنها برای انجام کارهای استراتژیک‌تر استفاده کنید.

افزایش نیروی کار:

در هر کجا که ظرفیت برای سطح بالاتری از بهره‌وری وجود دارد یا در صورت نیاز به نیروی کمکی، می‌توانید از ابزارهای ‌اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و نیروی کار دیجیتالی برای همکاری با انسان‌ها استفاده کنید.

خودکارسازی عملیات‌های اصلی:

با استفاده از قابلیت‌های اصلی نرم‌افزارهای اتوماسیون مانند پردازش اسناد، هدایت گردش‌کار، مدیریت تصمیم‌گیری و خدمات محتوایی در عملیات‌های سازمانی کلیدی، می‌توانید نیازهای کسب و کارخود را به راحتی برطرف کنید.

معایب

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از :
-ایجاد تغییرات در محیط انسانی
-نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها
-پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها
-ایجاد اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم
-مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه
-نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط برخی از مدیران و یا کارکنان
-کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.

کاربردهای متداول اتوماسیون اداری چیست؟

حال که دانستید اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد، نوبت به بررسی کاربردهای اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است:

فعالیت‌های بازاریابی:

در اتوماسیون ایمیل مارکتینگ (بازاریابی ایمیلی)، شرکت‌ها می‌توانند از نرم‌افزارها برای ارسال ایمیل به لیست مشتریان در یک زمان‌بندی از پیش تعیین شده استفاده کنند و هزینه‌های اجرای کمپین‌ها به صورت دستی را کاهش دهند. همچنین با استفاده از اتوماسیون می‌توان تلاش‌های بازاریابی را به سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) متصل کرد و حتی کارهایی مانند هدف قرار دادن مشتریان با پیام‌های خودکار در رسانه‌های اجتماعی را از طریق این نرم‌افزارها انجام داد.

منابع انسانی:

سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی می‌توانند طیف وسیعی از وظایف منابع انسانی، از جمله پردازش درخواست‌های استخدامی، زمان بندی مصاحبه‌ها، ارسال پیشنهادات شغلی، استقرار نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را خودکارسازی کنند. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند با استفاده از تجزیه و تحلیل داده، به آگاهی بیشتر از راه‌های افزایش بهره‌وری نیروی کار دست یابند.

فرآیندهای فروش:

ابزارهای اتوماسیون فروش مانند Salesforce و سایر سرویس‌های نرم‌افزاری (SaaS) تیم‌های فروش را قادر می‌سازند تا زمان کمتری را صرف ثبت فعالیت‌های مربوط به معاملات کرده و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به جذب بیشتر مشتریان جدید می‌شود، صرف کنند. این ابزارها می‌توانند وظایف تکراری در طول فرآیند فروش را خودکارسازی کنند، مانند تشخیص کیفیت لیدها و فرصت‌های فروش با توجه به سفر خریدار، سپردن مشتریان بالقوه به نمایندگان، فروش مناسب برای آنها و ایجاد پیش‌بینی فروش با پشتوانه داده‌ها.

امور مالی و حسابداری:

با خودکارسازی برنامه‌ریزی‌های مالی و حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند برای کارهای مهم‌تر مانند تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با ذی‌نفعان وقت بگذارند. به عنوان مثال در مدیریت حساب‌های پرداختنی (AP)، ثبت داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود، صورتحساب‌ها به طور خودکار با اسناد مطابقت داده می‌شوند و تاییدیه‎‌ها به طور خودکار پی‌گیری می‌شوند. این باعث کاهش خطاهای موجود در داده‌ها شده و از تقلب از طریق نظارت هوشمند جلوگیری می‌کند.

امکانات مورد نیاز

سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و … از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیت های گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتیبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
-پشتیبانی از انواع مکاتبات و ارتباط درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
-امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
-موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
-بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
-بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
-پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
-امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.

۱۰ دلیل که نشان میدهد شما در سازمان‌تان به اتوماسیون اداری نیاز دارید:

۱- کارها به موقع انجام نمی‌شود

از جمله عارضه‌های بزرگی که امروزه سازمان‌ها به آن دچار هستند این‌ است که کارها به فراموشی سپرده می‌شود و در صورت عدم وجود ابزار مدیریتی مناسب پس از مدتی بسیاری از کارهای تعریف شده و مصوبات تایید شده در لابه‌لای امور روزمره سازمان بدست فراموشی سپرده می‌شود و یا از طرفی افراد سازمان منتظر انجام کار از سوی دیگر اعضای سازمان هستند. در نتیجه همواره کارها با تاخیر انجام می‌شوند. در چنین مواقعی وجود ابزاری که بتوان در هر زمان و در هر مکانی به راحتی کارها را به صورت رسمی در آن تعریف و به افراد مختلف در سازمان ارجاع داد و برای هر کار به صورت جداگانه نیز یادآور تنظیم کرد ضروری است.
سازمان‌ها به کمک ابزارهای موجود در نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر می‌توانند تمامی این موارد را هم بوسیله اپ این برنامه بر روی گوشی‌های موبایل و هم از طریق نسخه وب آن با کامپیوترهای شخصی و سایر پلتفرم‌های موجود در هر زمانی تعریف نموده و کارهای خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت نمایند. حتی برای هر کار موعد انجام کار و یادآوری تنظیم نمایند تا پیش از موعد و یا در موعدی مقرر به آن‌ها یادآوری‌های لازم داده شود تا کارها به موقع انجام شده و سوابق و روند کارها را بتوان به راحتی پیگیری نمود.
همچنین از کاربردهای اتوماسیون اداری قابلیت گزارش‌گیری از روند انجام کارها و تاخیرات در این نرم‌افزار است که ابزاری بسیار مناسب برای مدیران سازمان بوده تا به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در جریان انجام کارها قرار گیرند.

۲- نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها

اگر شما هم در سازمان‌تان با این مشکل مواجه هستید که بصورت مداوم باید به افراد و واحدهای مختلف سر زده و وضعیت پروژه‌ها و کارهای مختلف را حضوراً و به صورت فیزیکی پیگیری کنید؛ می‌توانید به راحتی با ابزار اتوماسیون اداری این دغدغه خود را رفع کنید و بدون نیاز به حضور فیزیکی در واحدها و حتی در سازمان، امور مربوطه را پیگیری نمائید و در جریان اقدامات صورت گرفته قرار بگیرید.
برای مثال شما در یک جلسه کاری بیرون از سازمان قرار دارید و در همان لحظه یکی از کارهای مهمی که می‌بایست پیگیری نمائید را با استفاده از برنامه موبایل اتوماسیون اداری بر روی گوشی خود مشاهده می‌کنید. همانجا در جریان پیشرفت و وضعیت فعلی کار موردنظر قرار گرفته و از آخرین اقدامات صورت گرفته بر روی آن مطلع می‌شوید. حتی می‌توانید به افراد مختلف کار را ارجاع دهید و یا از آن‌ها نتیجه را درخواست نمائید و آن را به صورت آنلاین پیگیری نمائید.

۳- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات موردنیاز
از جمله موارد دیگری که در بسیاری از سازمان‌ها شاهد آن هستیم عدم دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات است. معمولاً اطلاعات در سازمان‌ها بر روی سیستم‌های شخصی افراد یا بصورت برگه‌های کاغذ و موجود در پوشه‌ها و زونکن‌های بایگانی شده و یا به صورت‌های دیگر مرسوم از جمله لوح‌های فشرده، فلش دیسک‌ها و یا سایر حافظه‌های ذخیره‌سازی شده است. در بسیاری از مواقع یافتن اطلاعات موردنظر در میان آن‌ها و در یک زمان مناسب امر دشواری است و مدیران و افراد سازمان در اکثر مواقع با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند. حتی برخی مواقع دسترسی سریع به برخی اطلاعات بسیار ضروری است ولی به دلایل ذکر شده این امکان وجود ندارد و بنابراین سازمان دچار ضررهای سنگین و غیرقابل جبران می‌شود.
رفع این نیاز یکی از مهمترین کاربرد های اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار ابزاری است که بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند به راحتی نامه‌ها، اسناد، قراردادها، صورتجلسات و بسیاری از اطلاعات دیگر را بصورت کاملاً اصولی ذخیره نمایند و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.

۴-عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات
شاید برای شما نیز پیش آمده باشد که در خارج از سازمان باشید و به اطلاعات خاصی در سازمان نیاز داشته باشید. برای مثال در مسافرت، سفر کاری، مرخصی، ماموریت، خارج از کشور و… باشید و نیاز به اطلاعات یک قرارداد خاص داشته باشید و یا نیاز به اطلاعات پرونده یکی از افراد سازمان در ساعات غیراداری و از منزل باشید. در این مواقع دسترسی و یافتن اطلاعات موردنیاز خارج از سازمان حتی ممکن است بسیار حیاتی باشد. ولی به دلیل عدم استفاده از ابزار مناسب برای نگهداری اطلاعات این امکان را از شما سلب می‌کند.
شاید مهمترین کاربرد اتوماسیون اداری این است که شما از راه دور و در هر زمانی به راحتی می‌توانید به اطلاعات موردنیاز خود حتی از طریق گوشی تلفن همراه‌تان دسترسی پیدا کرده و نیازتان را برطرف نمائید.

۵- عدم دسترسی به اطلاعات در صورت در دسترس نبودن شخص مسئول
فرض کنید شما بعنوان مدیر سازمان در یک روز کاری و حتی در یک روز تعطیل در سازمان حضور دارید و به اطلاعات یک نامه خاص و یا یک قرارداد خاص نیاز دارید. چون شما در جریان آن نامه نبوده‌اید و یا نسخه‌ای از آن نامه یا آن قرارداد ندارید؛ باید حتماً شخص مسئول و مرتبط به آن نامه یا قرارداد در سازمان حضور داشته باشد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار دهد.
در برخی مواقع نمی‌توان انتظار داشت افراد سازمان همواره در دسترس باشند و ممکن است به هر دلیلی از جمله مبتلا شدن به بیماری، مسافرت، ماموریت خارج سازمان و… فرد موردنظر در دسترس نباشد. در این مواقع نیز دسترسی به اطلاعات موردنیاز امکان‌پذیر نخواهد بود و یا بسیار دشوار و زمان‌بر است.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری براساس سطح دسترسی افراد می‌تواند این قابلیت را در اختیار مدیران قرار دهد که جستجوی درون سازمانی داشته و حتی به نامه‌هایی که در جریان آن قرار نداشته‌اند دسترسی پیدا کرده و اطلاعات موردنیاز خود را بدون نیاز به حضور شخص خاصی در سازمان بدست آورند.

۶- سپری شدن مهلت انجام کارها
برخی مواقع کارهایی توسط مدیران و یا افراد بالاسری در سازمان از کارکنان درخواست می‌شود که دارای ضرب‌العجل و مهلت انجام هستند. گاهی بدلیل برخی مشکلات و مسائل پیش‌بینی نشده ممکن است آنها نتوانند در موعد مقرر کار محول شده را به سرانجام برسانند. در این میان شاید حتی نتوان به مدیران و افراد مسئول دسترسی داشت و مشکلات و مسائل پیش آمده را به آن‌ها گزارش کرد. در چنین مواقعی معمولا تمامی تقصیرات متوجه کارکنان می‌شود و مدیران آنها را مقصر انجام نشدن کار مربوطه می‌دانند.
ابزارهای اتوماسیون کسب‌وکار مانند اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا از این اضطراب در سازمان خود بکاهند و در همان زمان مشکلات و مسائل به وجود آمده را بصورت مستدل در سیستم ثبت و گزارش کنند تا بتوان شرایط زمانی پروژه ها را توجیه کرد. در واقع یکی از کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاهش اضطراب ناشی از سپری شدن مهلت انجام کارها در سازمان است.

۷- جبهه‌گیری و ایجاد تنش میان مدیران و افراد سازمان
معمولاً در کشور ما مدیران، بسیاری از کارهای پیش پا افتاده و غیرفوری تا کارهای ضروری و فوری را تلفنی پیگیری می‌کنند. درحالیکه در کشورهای پیشرفته عمدتاً کارها از طریق ایمیل یا سیستم‌های اداری و بصورت الکترونیکی پیگیری می‌شوند و تنها کارهای بسیار ضروری و بعبارتی کارهای اورژانسی را بصورت تلفنی پیگیری و یا رسیدگی می‌کنند. دلیل این امر هم این است که معمولاً افراد در زمان‌های مختلف و تحت شرایطِ آن لحظه، ممکن است نتوانند به نرمی و خوبی پشت تلفن با دیگران تعامل نمایند و در صورت عدم انجام به موقع کار دچار تنش با افراد سازمان شوند.
به همین دلیل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری این فرجه زمانی را هم در اختیار مدیران و هم در اختیار افراد سازمان قرار می‎دهد که از عبارات مناسب‌تر برای پیگیری و پاسخ‌گویی استفاده نموده و جلوی بسیاری از تنش‌ها گرفته خواهد شد. در نتیجه تعامل میان مدیران و افراد سازمان بنحو بهتری صورت می‌گیرد.

۸- عدم امکان تعیین مناسب شاخص‌های ارزیابی و بهره‌گیری از آن
یکی از موارد مهمی که سازمان‌ها به آن نیاز دارند وجود ابزاری برای تعیین میزان عملکرد افراد سازمان و همچنین استخراج شاخص‌های ارزیابی عملکرد از طریق آن است.
یکی از مهمترین قابلیتها و کاربرد های اتوماسیون اداری انواع گزارش‌گیری و استخراج شاخص‌های کارایی و عملکردی مانند سرعت پاسخ‌گویی، میزان حجم کاری و… است. با این نرم‌افزار می‌توانید گزارش‌های شخصی‌سازی شده موردنیاز هر سازمان را تهیه کرده که این گزارش‌ها می‌تواند در تعیین شاخص‌های ارزیابی عملکرد بکار برده شود.

۹- دفاتر و یا زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا دارید و مدیریت یکپارچه آن‌ها دشوار است
برخی سازمان‌ها بصورت هلدینگ و شامل چند شرکت و یا سازمان زیرمجموعه مجزا هستند. شرکتهای زیرمجموعه هرکدام در نقاط مختلف جغرافیایی قرار دارند و یا حتی برخی سازمان‌ها دفاتر کاری و یا شعبه‌های متعددی دارند که در بخش‌های مختلف شهر، استان، کشور و یا حتی جهان قرار دارند. مسلما به علت پراکندگی شرکتهای زیرمجموعه، مدیریت آن‌ها بسیار دشوارتر از مدیریت یک مجموعه متمرکز است. در این حالت شما نیاز به ابزاری دارید که بتوانید این مجموعه‌ها را بصورت یکپارچه به هم متصل نموده و داده‌ها و اطلاعات متمرکز و واحدی داشته باشید که بتوانید به راحتی کارهای مختلف را در سازمان‌های خود رهگیری نمائید. امور را بصورت الکترونیکی یک‌جا نظارت و مدیریت نموده و گزارش‌های یکپارچه‌ای را تهیه کنید که شما را در جریان پیشرفت و عملکرد سازمان خود قرار دهد.
برخی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری از قابلیت‌های بسیار خوبی در این زمینه برخوردار هستند که شما می‌توانید با بهره‌گیری از آن‌ها، سازمان‌ها و دفاتر کاری خود را بصورت متمرکز و یکپارچه به راحتی مدیریت و نظارت نمائید.

۱۰- عدم پیشرفت در فرایندهای سازمان بدلیل عدم حضور فیزیکی افراد
روزانه فرایندهای مختلفی در سازمان‌ها جریان پیدا می‌کند که بسیاری از آن‌ها در مرحله‌ای خاص متوقف می‌شود. برخی نقاط فرایندها همانند گلوگاه هستند و با رسیدن فرایند به آن نقطه، زمان بسیار زیادی طول خواهد کشید تا فرایند به مرحله بعد برسد. خیلی از مواقع این تاخیرها به علت عدم حضور فیزیکی فرد و مسئول مربوطه در سازمان است. برای مثال ممکن است در یک فرایند مرخصی نیاز به تایید مدیر منابع انسانی باشد و این شخص در جلسه یا خارج از سازمان باشد. یا برای تایید فرایند ارزیابی عملکرد نیاز به بررسی سرپرست هر فرد باشد. یا مواردی از این قبیل که بسیار در سازمان‌ها رایج است. در این مواقع وجود ابزاری برای مکانیزه کردن فرایندها و گردش فرایندها در سازمان به صورت الکترونیکی که بتوان در هر زمان و در هر مکانی فرایندها را بررسی، تایید و یا رد کرد بسیار ضروری به نظر می‌رسد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری که شامل نرم‌افزارهای مدیریت جریان کار و یا به اصطلاح BPMS ها نیز هستند در این زمینه می‌توانند بسیار به شما کمک کنند تا به راحتی بتوانید فرایندهای مرسوم و یا فرایندهای تخصصی سازمان خود را در نرم‌افزار، طراحی، پیاده‌سازی و مدیریت نمائید.

کلام آخر

نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب‌وکار از جمله اتوماسیون اداری، علاوه‌بر گردآوری و ذخیره‌سازی اطلاعات بعنوان یک ابزار همکاری و تعامل سازمانی شناخته می‌شود. از جمله کاربرد های اتوماسیون اداری صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره‌ور شدن سازمان است. همچنین دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست بدنبال خواهد داشت.