ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟

سالیان متمادی برنامه های کاربردی مورد استفاده در سیستمهای اطلاعاتی بصورت مجزا (functional) ارائه می‌شد و هیچ ارتباطی با یکدیگر نداشتند. چنین نرم افزارهایی مورد توجه و علاقه شرکتهای کوچک بود و براحتی نیازهای خود را توسط این برنامه های کاربردی برآورده می‌کردند. اما پس از مدتی با گذشت زمان و با شروع فرایند مهندسی مجدد فرایندها در سازمانها، نیاز به انواع مختلف سیستمهای اطلاعاتی احساس شد و تولید سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه که بتواند نرم افزارهای حوزه های مختلف از جمله حسابداری، تولید، فروش، انبار و... را به‌صورت منسجم و همراه هم به‌کار گیرد آغاز گردید. برای تولید چنین نرم افزارهایی، ارائه رویکرد های جدیدی از جمله معماری مبتنی بر client /server و همینطور نرم افزارهای یکپارچه ضروری به‌نظر می رسید.

ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟

ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار ERP این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است. این پایگاه داده، مجموعه‌ی جامعی از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت فرآیندهای اساسی‌اش (از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد.با استفاده از چنین داده‌هایی است که سیستم ERP ماژول‌های مختلفی ایجاد و از این طریق، گردش کاری سازمان را خودکار و یکپارچه می‌کند، عملیات را پیگیری و تحلیل می‌کند و در نهایت باعث می‌شود فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان سریع‌تر و هوشمندانه‌تر باشد.ERP یک بسته نرم‌افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه‌حل کاملا انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند. در یک تعریف کلی می‌توان گفت ERP یک راه‌حل نرم‌‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند. در یک تعریف کلی می‌توان گفت ERP یک راه‌حل نرم‌‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.در واقع از طریق سیستم ای آر پی در یک سازمان بین واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری، فروش و … یک نوع یکپارچگی اطلاعات ایجاد می‌شود. با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن یا به عبارت بهتر توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

تاریخچه برنامه ریزی منابع سازمانی

ظهور مفهوم‌ ای آر پی را باید دهه 1960 میلادی دانست که عمده تاکیدها در این دوران مربوط به افزایش درآمد و تقویت کسب و کار از طریق یکپارچه‌سازی فرآیندها و عملکردها بود. در سال 1972 پنج‌ تن‌ از مدیران‌ IBM جهت تکامل و پیاده‌سازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتی با عنوان SAP را که‌ به‌عنوان نخستین شرکت توسعه و اجرای نرم‌افزارهای خاص ERP بود، تاسیس کردند‌.با ظهور برنامه‌ریزی منابع سازمان در حوزه تولید، تمامی سیستم‌های تولیدی ‌‌تحت‌ پوشش قرار گرفتند. بخش‌ها، فرآیندها و وظایف مختلفی از جمله کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات‌، انبار، حسابداری‌ و مالی‌ و… به سیستم‌های تولیدی متصل شدند. و مدیریت جامع منابع سازمانی به عنوان حد فاصل سیستم‌های مدیریت زنجیره‌ تامین و مدیریت ارتباط با مشتری مطرح شد. تاریخچه شکل گیری این مفهوم از MRP یا برنامه ریزی مواد نشات می‌گیرد. هدف اصلی از MRP را می‌تواند مدیریت و کنترل موجودی مواد خام و اولیه لازم برای تولید دانست به شرطی که هیچوقت کمبود موجودی مانع تولید نشده و از طرفی پایین‌ترین سطح موجودی لازم خریداری و نگهداری گردد. اما ماجرا به همین جا ختم نشد. و بر اساس نیازهای واقعی و رو به رشد کسب و کارهای تولیدی بسط یافت. حفظ رضایت مشتری در تحویل به موقع سفارشات و کمینه کردن زمان‌های بیکاری در خط تولید، افزایش کیفیت محصول و کاهش هزینه‌ها و در نتیجه رقابت پذیرشدن در بهای تمام شده همه و همه منجر شد تا مفهوم MRP2 پدید بیاید. در واقع اینجا دیگر فقط مواد اولیه موضوعیت ندارد بلکه ظرفیت ماشین‌آلات و دستگاه‌ها و سایر تجهیزات تولید نیز به عنوان منبعی قابل مدیریت و در نتیجه قابل بهینه‌سازی مطرح می‌باشد. اما در نهایت به همین مقدار هم نباید قانع بود. فلذا ایده ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی با هدف در نظر گرفتن کلیه منابع اعم از MAN Machinery Material و Method در طراحی ERP ها سرلوحه کار قرار گرفت. ماهیت یکپارچه کل نگر و دیتا محور با تاروپود مفهوم ERP گره خورده است. ERP فراتر از ارائه روش برای انجام کارها بلکه دربردارنده Best-Practice هاست. که خود می‌تواند شامل فرآیندها، Peoples و نقش‌های استاندارد و آموزش مهارت‌ها و همین طور ابزار و تکنولوژی باشد. رشد بستر اینترنت و توسعه نرم افزارها مبتنی بر این استانداردها و الزامات زمینه لازم برای تجلی و تحقق ایده ERP را فراهم نمود. این سیستم بیش از آنکه عنوان‌ جدیدی برای MRPII باشد‌، به‌عنوان‌ سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم‌های کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است. این سیستم‌‌ها، علاوه ‌‌بر ویژگی‌های اضافی، یکپارچه‌‌سازی بهتری از بخش‌های MRPII دارند. در سال 1995، مقوله اینترنت وارد ای آر پی شد و در سال‌‌های‌ 1998 تا 2000، تبادل الکترونیک اطلاعات و ERP با یکدیگر پیوند خوردند. در سال 2000 راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمانی تحت وب توسعه یافتند که از فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم‌ اطلاعاتی‌ ‌پشتیبانی می‌کردند. امروزه هم سیستم‌های جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آن‌ها بر بستر وب است و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیره‌ی‌ تامین‌ دارند و عملاً در تعریف امروز نرم افزار ERP، آن را کاملاً مرتبط و جدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تأمین تعریف می‌کنند. از طرفی با رشد اینترنت و ورود به دوره انقلاب صنعتی چهارم، ERP به مثابه رکن اساسی در تحول دیجیتال کسب و کارها شمرده می‌شود، مسیری که سازمان را نه فقط برای بقا بلکه رقابت‌پذیری به یک انتخاب استراتژیک بدل می‌کند.

ERP چگونه قادر است عملکرد تجاری یک شرکت یا سازمان را بهبود بخشد ؟

بطور کلی هدف اصلی و اولیه ERP آن است که فرآیند دریافت سفارش از مشتری ( در بخش صنعت یا خدمات ) و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد. بعنوان مثال وقتی یک سفارش رسیده از سوی مشتری( و یا یک نفر مراجعه کننده به یکی از حوزه های شهرداری)  وارد سیستمERP می‌گردد، همه اطلاعات لازم جهت تکمیل و ارائه این سفارش (یا نیاز شهروند)، در آن موجود می‌باشد. اطلاعات مربوط به اینکه آیا مشتری سفارش دهنده، اعتبار کافی نزد شرکت یا سازمان را دارد یا خیر، از ماژول مالی بدست می‌آید و به همین ترتیب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودی انبار کالا و مواد اولیه مربوط به این سفارش، از ماژول انبار استخراج می‌گردد. با بکارگیری این سیستم ، کاربران تنها وارد کننده داده و اطلاعات به سیستم نیستند بلکه آنها از این پس وظیفه سنگینی را بر عهده خواهند داشت زیرا در مورد سئوالاتی از قبیل اینکه "آیا مشتری حاضر بموقع بدهی خود را بابت سفارش دریافتی خود خواهد پرداخت؟"، "آیا ما قادر خواهیم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحویل مشتری دهیم ؟" و سئولاتی از این قبیل، کاربران سیستم باید بتوانند سریعا تصمیم گیری لازم را انجام دهند واین تصمیمات بر روی کل فرایند ERP تاثیر گذار خواهد بود. بعلاوه سایر کاربران در بخشهای دیگر نیز لازم است اطلاعات را بروز وارد سیستم نمایند. بعنوان مثال اگر مسئول سیستم انبار در مورد سطح موجودی انبار اشتباهی مرتکب شود، شرکت ممکن است بسیاری از مشتریان خود را بدلیل اطلاعات نادرست درمورد کافی نبودن میزان موجودی، از دست بدهد.

بکارگیریERP برای یک کسب و کار چه مزیتهایی رامیتواند به همراه داشته باشد ؟

بطور کلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در شرکتها را می‌توان بصورت زیر بر شمرد :

الف ) یکپارچه سازی اطلاعات : بر خلاف سیستم‌های دیگر که ممکن است هر یک از بخش‌های مالی، فروش ، تولید و ... گزارش‌های ضد و نقیضی در مورد فعالیت‌ها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند ،ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد .
ب ) یکپارچگی اطلاعات در مورد نیازهای  مشتریان : ERP کمک خواهد کرد تا سفارشات و نیازهای مشتریان از زمان دریافت سفارش یا اعلام نیاز یا مراجعه، دریافت مواد اولیه از تامین کنندگان کالا برای تولید آن سفارش تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شرکت‌ها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی کنند و هماهنگی لازم بین بخش‌های مختلف شرکت را ایجاد نمایند .
ج ) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید : سیستم‌هایERP با استاندارد سازی فرایندهاو استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.
د ) کاهش موجودی انبار : ERP با بهینه سازی فرآیند انجام کار، باعث کاهش گلوگاه‌ها و رفع موانع احتمالی در مسیر انجام بسیاری از فرآیندها شده و باعث سبک‌تر شدن حجم انبار داده ها می شود. به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول ( Supply Chain Management ) را نیز فراهم می‌سازد .
ه ) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت ، صرفه جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری

اصلی‌ترین دلایل خرید یک سیستم ERP چیست؟

شرکت‌ها معمولا به این دلیل سراغ سیستم‌های ERP می‌روند که:

1. سیستم فعلی، سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار را فراهم نمی‌کند. مثلا یک نرم‌افزار حسابداری را تصور کنید که توان پردازش حساب‌هایی با سطوح تفصیلی بیشتر یا متصل کردن آن‌ها به فرایندهای مدیریت موجودی کالا را ندارد.
2. با رشد کسب‌وکار شرکت، لزوم به‌کارگیری سیستمی که نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی انسانی داشته باشد؛ پررنگ‌تر می‌شود. در نتیجه اعضای تیم می‌توانند زمان کمتری صرف کارهایی مانند پاسخگویی به پرسش‌های مشتریان کرده و زمان بیشتری صرف رسیدگی به شکایت‌های جدی‌‌تر مشتریان کنند.

 آیا ERP با فرایندهای موجود در شرکت یا سازمان  تطابق دارد یا خیر؟

نکته مهمی که در اجرا و پیاده سازی یک سیستمERP باید مد نظر قرار گیرد آن است که آیا این مجموعه نرم افزاری با وضع موجود شرکت خریدار نرم افزار، تطابق دارد با نه؟ این یکی از دلایل مهمی است که در روند اجرای فرآیند ERP در شرکتهای خریدار، اختلال ایجاد می‌کند و باعث می‌شود گاها در اجرای پروژه چند میلیون دلاری ERP وقفه ایجاد شود. در چنین شرایطی دو راه وجود دارد: یا اینکه شرکت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر داده و مطابق با سیستم ERP بسازد و یا بسته نرم افزاری موجود باید بر اساس شرایط خاص آن شرکت تغییر داده شود. در حالت اول تغییرات عمده ای در مسئولیت‌ها، نحوه کار، وظایف پرسنل و روش‌های انجام کار و ... ایجاد می‌گردد و به عبارتی لازم است فرآیند مهندسی مجدد در سطح شرکت اجرا شود. در حالت دوم نیز احتمال بروز مشکلات در نرم افزار افزایش می‌یابد و بعلاوه اشکالات خاصی را در بروزرسانی نرم افزار در نسخه های بعدی ایجاد خواهد کرد زیرا نسخه های بعدی نیز باید بصورت خاص و سفارشی تولید شوند.

خصوصیات برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)

-ارائه یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه در سطح شرکت که تمام حیطه‌های وظایف مانند تولید، خرید، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، موجودی و غیره را پوشش می‌دهد.
-انجام فعالیت‌های مهم و افزایش خدمات مشتری و بدین‌وسیله برجسته کردن تصویر شرکت.
-پل زدن بر روی شکاف اطلاعاتی موجود در سازمان
-ارائه راه‌حل برای مدیریت بهتر پروژه.
-اجازه دادن به ورود خودکار آخرین فناوری مانند انتقال الکترونیکی وجه، اینترنت، ویدئوکنفرانس و غیره.
-از میان برداشتن مشکلات کسب‌وکار از قبیل تمام شدن مواد، مشکلات موجودی، تحویل فوری و غیره.
-بهبود و اصلاح فرآیندهای کسب‌وکار.
-فراهم نمودن یکپارچگی کامل سیستم‌ها نه فقط بین دپارتمان‌ها، بلکه همچنین میان شرکت‌های با مدیریت واحد.
-محاسبه بهای تمام شده آنلاین
-ارائه گزارشات جامع، دقیق و شفاف لحظه ای real-time
-برنامه ریزی تولید پیشرفته
-زیرساخت یکپارچه و در هم تنیده فرآیندهای اصلی و حیاتی کسب و کار
-حذف و به صفر رساندن احتمال خطای انسانی و دوباره کاری به صورت سیستماتیک
-استانداردسازی فرآیندها منطبق با Best-Practice های جهانی

سه مزیت اصلی سیستم‌های ERP چیست؟

اما مزایای ERP چیست و چه سودی برای کسب‌وکارها دارد؟ این مزایا را می‌توان در سه دسته کلی تقسیم بندی کرد: اثرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فرصت‌های افزایش درآمد و بهبود اثربخشی کسب‌و‌کار. استفاده از سیستم ERP به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه‌ها می‌انجامد. نرم‌افزار ERP از چند طریق باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با اتوماتیک‌سازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیده‌ی کسب‌وکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود، صرفه‌جویی کنند. سیستم‌های ERP همچنین کمک می‌کنند تا فرآیندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، حذف شوند؛ عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آن‌ها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامه‌‌‌ریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، می‌توانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند. با جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینه‌های خرید لایسنس، یکپارچه‌سازی‌های مورد نیاز، مدیریت برنامه‌های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف می‌شود. با انتخاب یک سیستم ابری سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و به‌روزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک می‌کند مسئولیت‌های پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد. باعث خلق فرصت‌های افزایش درآمد می‌شود. سیستم‌های ERP با فراهم کردن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آن‌ها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسب‌و‌کار را افزایش داده و باعث رشد فروش می‌شوند. به کمک ERP، تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان باشند. دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند. سیستم‌ ERP با داشتن پایگاه داده‌ای مرکزی برای ذخیره تمامی داده‌های مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سود‌آور‌ترین محصولات و خدمات کسب‌وکار، بهبود جریان نقدینگی و پیش‌بینی تقاضای مشتریان یاری می‌کنند. نرم‌افزار ERP به افزایش اثربخشی کسب‌وکار کمک می‌کند
از مزایای سیستم‌ ERP، بهبود اثربخشی کسب‌وکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخش‌های مختلف، مشخص کردن بهترین روش‌های انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف است. این سیستم‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا داغ‌ترین فرصت‌ها را شناسایی کنند و از آنها در تعیین استراتژی‌ها و اتخاذ تصمیم‌ها استفاده کنند. به کمک ERP، تیم‌ها می‌توانند به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از منابع مختلفی که قدمت و دقت متفاوتی دارند، داده‌های مشابه را با یکدیگر به اشتراک گذارند. هر سیستم ERP به محض پیاده‌سازی باید بتواند به بستری برای رشد و تحول کسب‌و‌کار تبدیل شود و پیشنهادهای جدیدی برای ورود سریع و آسان به بازارهای جدید ارائه کند.

چگونه سیستم ERP مناسبی انتخاب کنیم؟

برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز اهداف و انتظارات‌تان را مشخص کنید. البته برای انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم ERP مناسب، بهتر است تمامی کسانی را که در استفاده از سیستم سهیم‌اند و از آن منتفع می‌شوند (و یا در صورت بروز هرگونه مشکلی در سیستم، آسیب می‌بینند)، مشارکت داده شوند. اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید و دریابید که آن‌ها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند. در صورت تمایل، برای ارزیابی بهتر گزینه‌های موجود و تدوین درخواستی دقیق برای ارائه به سرویس‌دهنده، می‌توانید از مشاوران و متخصصان این حوزه کمک بگیرید. در فرآیند انتخاب سرویس‌دهنده از میان مجموعه شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP، می‌توانید چک لیستی درست کنید و جزییات خواسته‌هایتان درباره مسائلی همچون پشتیبانی فنی، فرآیندهای حل مشکل و هزینه‌ها را مشخص کنید. در ادامه به مواردی اشاره شده است:
بازه زمانی: پیاده‌سازی سیستم ERP چه مدت زمان طول خواهد کشید؟ برنامه زمان‌بندی دقیق این مرحله به چه صورت است؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟
شخصی‌سازی: تا چه میزان می‌توان سیستم را مطابق نیازها شخصی‌سازی کرد؟ انجام چنین شخصی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است و چه زمانی می‌توان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجوداند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسب‌وکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟
مدیریت پروژه: سرویس‌دهنده چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ کدام اعضای تیم در فرآیند پیاده‌سازی این سیستم مشارکت خواهند داشت؟ سرویس‌دهنده چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟
کاربردپذیری: تطبیق پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل درک است.
هزینه‌های اشتراک: در توافقات اشتراک استفاده از این سیستم، ساختار هزینه‌های در نظر گرفته شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ رویکرد در نظرگرفته شده در بندهای قرارداد برای مواردی که نیاز به تغییر این هزینه‌ها باشد چگونه است؟
هزینه‌های پروژه: آیا فرآیند پیاده‌سازی سیستم، مستلزم پرداخت هزینه‌های اضافی است؟ چه زمانی ممکن است هزینه‌‌‌های اضافه دیگری برای مشتریان لحاظ شود؟ کدام بخش‌های پروزه مستلزم توجه و اقدام از سوی شرکت است؟
انتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟
به‌روزرسانی و نگهداری: چنانچه پس از پیاده‌سازی ERP، نیاز به ایجاد تغییری بود، باید چه کرد؟ فرآیند اضافه کردن ویژگی‌های جدید، تغییر تعداد کاربران، شخصی‌سازی گزارش‌ها و تغییراتی از این دست به چه صورت است؟ چه تغییراتی را توسط پرسنل شرکت می‌توان اعمال کرد. برای اعمال چه نوع تغییراتی باید از شرکت‌های سرویس‌دهنده، مشاوران و برنامه‌نویسان کمک گرفت؟
انعطاف‌پذیری پلتفرم: آیا شرکت سرویس‌دهنده، ابزارهایی برای شخصی‌سازی بیشتر سیستم در اختیار شرکت قرار خواهد داد؟ آیا برنامه‌های کاربردی از پیش ساخته شده‌ای وجود دارند که بتوان با استفاده از آن، امکانات جدیدی به سیستم اضافه کرد؟
آموزش: سرویس‌دهنده امکان برخورداری از چه نوع آموزش‌هایی را شامل آموزش‌های حضوری، آموزش از راه دور و یا در اختیار دادن منابع آموزشی مختلف برای شرکت فراهم خواهد کرد؟ دریافت چنین آموزش‌هایی رایگان است یا باید بابت آنها هزینه‌ای اضافی پرداخت شود؟ این آموزش‌ها هر چند‌وقت یکبار به‌روز می‌شوند و تا چه میزان پیشرفته خواهند بود؟

نتیجه‌گیری

اگر ERP مناسب را انتخاب کنید، قطعاً در کسب‌وکارتان پیشرفت چشمگیری خواهید کرد. بنابراین، اینکه کدام نوع از این نرم‌افزار برای شما بهتر است چیزی است که باید بر اساس نیاز، بودجه و اندازه‌ی شرکت خود آن را انتخاب کنید.
هر کسب‌وکاری نیازها و اولویت‌های خاص خود را دارد. بنابراین بهترین نرم‌افزار ERP باید دارای تمام ویژگی‌های گفته شده و مبتنی بر فضای ابری باشد و باعث رشد کسب‌وکار شود.